Ako funguje outsourcovaná podateľňa?

Aj napriek obrovskému technologickému pokroku, ktorý sa neustále zrýchľuje, množstvo firiem ešte stále vykonáva niektoré úkony zastaralým spôsobom. Platí to v prípade globálnych korporácií, ale aj menších firiem. Fungovanie na klasickom modeli založenom na archivácií fyzických dokumentov je nielen nepraktické, ale aj pomalé, a nášmu zrýchlenému životnému štýlu to určite nepomáha.

 

Zmluvy, faktúry, klientske dokumenty a rôzne iné podklady ku práci dnes už síce fungujú bežne v elektronickej forme, no ich procesovanie sa zvykne ešte stále transformovať aj do fyzickej podoby. Rovnako to funguje aj v prípade pošty. Odosielanie, prijímanie či validovanie je stále uprednostňované vo svojej fyzickej podobe, čo nemusí byť vždy tou najpraktickejšou a najbezpečnejšou voľbou. Dokumenty vrátane pošty sú základom informačného kolobehu v každej spoločnosti, preto je nevyhnutné s nimi pracovať čo najefektívnejšie.

Benefity podateľne

Aj v prípade, že si vaša spoločnosť vyžaduje archiváciu fyzických dokumentov alebo odosielanie a prijímanie fyzickej pošty, môžete okolo týchto procesov vybudovať automatizáciu. V prípade podateľne nejde len o príjem a výdaj pošty, ale o cielený manažment a ochranu dát, či archiváciu rôznych typov dokumentov. V Swiss Post Solutions poskytujeme tieto flexibilne a komplexne. Váš archív teda vôbec nemusí zaberať celú miestnosť a nahradiť ho môžete digitálnym úložiskom, ktoré vám poslúži pro vyhľadávaní odoslanej, prijatej pošty, ale aj rôznych iných dokumentov.

Prechod na digitálnych archív a podateľňu dokumentov je pre vás navyše veľmi jednoduchý. Pracujeme totiž na aplikáciách klienta cez vzdialený prístup. Prehľadne spracované dokumenty sú tak k dispozícii kedykoľvek, pričom ich vyhľadávanie zaberie iba zlomok toho, čo by ste strávili hľadaním vo fyzickom archíve. Celý tento proces je postavený na vkladaní dát do existujúcich DMS systémov, prípadne na vytvorení nového, centralizovaného systému. Vďaka nemu sa vyhnete aj duplicitnému importu dokumentu alebo jeho nesprávnemu vloženiu.

Digitalizácia fyzického dokumentu je dnes veľmi jednoduchá a rýchla, pričom neustále dbáme na bezpečnosť a presnosť prenosu dát. Každá informácia musí byť zdigitalizovaná tak, aby vám v budúcnosti umožnila čo najlepšiu prácu a rýchle vyhľadanie.

V priebehu rokov sme v Swiss Post Solutions spracovali nespočetné množstvo dokumentov. Každý deň je to viac ako milión fyzických tlačív, ktoré nadobúdajú digitálnu formu. Teší nás, že pre klientov predstavujeme profesionálneho partnera, ktorý sa dokáže postarať o ich dokumenty rýchlo a efektívne. Okrem automatizácie však oceníte aj možnosť riadiť svoje náklady, čo je dôležitým aspektom každej modernej firmy, bez ohľadu na jej veľkosť.

Related Posts