Produktivita na pracovisku: Čo by ste mali vedieť

Efektivita na pracovisku je problematikou, ktorú rieši zrejme každá firma. Do istej miery sa dá regulovať správnym osvetlením či priestormi povzbudzujúcimi pracovné nasadenie, no aj samotné úkony sa dajú zoptimalizovať. So správnymi nástrojmi môže produktivita na pracovisku dosiahnuť na maximum.

Stratené dokumenty

Práca s dokumentami sa týka takmer akejkoľvek pozície, minimálne okrajovo. A práve to býva kameňom úrazu. Väčšina firiem aj napriek dostupných technológiám stále pracuje najmä s papierovými dokumentmi, čo výrazne vplýva na efektivitu práce v negatívnom zmysle. Medzi najčastejšie problémy, ktoré zamestnancom sťažujú fungovanie je podľa prieskumov nesprávna kategorizácia tlačív či strata dokumentov. Častá manipulácia s papierovými dokumentami býva nielen nepraktická, ale omnoho viac náchylná na strácanie či poškodenie vzhľadom na to, že s dokumentmi prichádza do kontaktu viacero ľudí. Veľmi jednoducho tak nastane situácia, kedy váš zamestnanec zabudne vrátiť dané dokumenty na svoje miesto, prípadne ich omylom zaradí inam. Každý, kto potrebuje pracovať s týmto dokumentom po ňom, sa už k nemu nedostane alebo vynaloží množstvo času a energie na jeho alokáciu.

Z toho istého dôvodu sú zamestnanci nútení vytvárať už existujúce dokumenty nanovo, čo v prieskume priznalo až 83% opýtaných. Len pri hľadaní jedného dokumentu bežne zamestnanec strávi 18 minút z pracovného dňa, čo sa na konci dňa odzrkadľuje na 21% poklese kolektívnej produktivity. Predstavte si, koľko času a energie dokážete svojim

Inteligentný manažment

Orientácia vo fyzických dokumentoch bude vždy náročnejšia a zdĺhavejšia. Práve preto sa čoraz viac firiem spolieha na softvéry, ktoré im s manažmentom dokumentov pomôžu. Vďaka takémuto softvéru môže každá firma veľmi jednoducho spravovať všetky svoje dokumenty a tlačivá, distribuovať ich na potrebné oddelenia, ale aj sledovať ich úpravy. V takomto systéme môžete dokumenty označovať podľa svojich požiadaviek, takže následné vyhľadanie prebehne v rámci stotín sekúnd. Prístup do archívu máte vy aj vaši zamestnanci vždy, keď to potrebujete, čo zaručene oceníte v prípade pracovných ciest či pri práci s externými partnermi.

Softvér na manažment dokumentov má však výhody aj pri tímovej práci. V systéme totiž vidíte históriu úprav v danom dokumente, takže sa vám nestane, že by ste urobili duplicitnú prácu, ktorú už vykonal kolega pred vami.

Vzhľadom na to, že obrovské množstvo pracovných aktivít sa dnes uskutočňuje prostredníctvom smartfónov, až 81% zamestnancov považuje za dôležité mať prístup k dokumentom aj cez mobil. Aj s týmto vám pomôže softvér na manažment dokumentov.

V rámci našich služieb Digitalizácia, Manažment fyzických dokumentov a Elektronická archivácia dokumentov vás odbremeníme práve od týchto úkonov, ktoré zbytočne oberajú vašich zamestnancov o čas, ale sú častokrát aj príčinou straty dokumentov a celkového zníženia efektivity. Úkony ako kategorizácia, indexovanie, ale aj skenovanie papierových dokumentov, prípadne prijatej a odoslanej pošty môžete nechať na nás, zatiaľ čo vy a vaši zamestnanci sa môžete sústrediť na hlavné pracovné aktivity. Všetky potrebné dokumenty vám pripravíme tak, aby boli jednoducho vyhľadateľné a prístupné pre vami zvolené oddelenia. 

Sústreďte sa na to najdôležitejšie

Vedľajšie pracovné činnosti takisto dokážu narušiť pracovný flow a rozhodiť efektivitu. Ich optimalizácia je však ešte jednoduchšia ako v prípade práce s dokumentmi. Služby ako príjem a odosielanie pošty, balenie a triedenie zásielok, prípadne skenovanie a archivácia môžete nechať na nás. Tieto aktivity sú síce nevyhnutné, no nepredstavujú hlavnú náplň činnosti vašej firmy. Externalizáciou týchto úkonov sa nielenže odbremeníte od denno-dennej operatívy, ale aj zoptimalizujete fungovanie firmy po ekonomickej aj časovej stránke.

Chcete odbremeniť vašu firmu od zbytočných úkonov? Zostavíme vám ponuku na mieru, ktorou vám pomôžeme zlepšiť efektivitu na pracovisku, ale aj zoptimalizovať dennú operatívu.